Information till ledare och funktionärer i Sigtuna OK om användning av
mejllistor
Då klubben nu omfattas av det nya europeiska datadirektivet måste vi införa nya rutiner för alla som använder listor med mejladresser vid utskick som rör klubbens verksamheter. Vi har bl.a. i dagens läge inget skriftligt samtycke från klubbmedlemmarna för att använda deras mejladresser i utskick där alla mottagare kan läsa adresserna öppet. Hur den slutliga lösningen blir arbetar styrelsen med.
Innan de nya rutinerna blir klara måste alla i klubben som använder mejllistor från och med NU lägga dessa i mejlets adressfält för hemliga kopior.
En mejllista har du så snart du skickar mejl till mer än en person i taget. Om det mejlprogram du använder saknar adressfält för hemliga kopior kan du inte använda det för utskick med adresser till klubbmedlemmar i mejllistor.
Använd i fortsättningen för alla informationsutskick och liknande till klubbmedlemmar dig själv som adressat och lägg alla andra mottagare i adressfältet för hemlig kopia. Tänk på att mottagarna inte kan se vilka som fått mejlet och att du då kanske måste inleda mejltexten med information om vilka som är mottagarna.
Tills vidare kan dock av praktiska skäl mejlkonversationer i löpande klubbärenden mellan ledare och funktionärer ske med öppna adresser även om flera personer är mottagare.
Vi vill också påpeka att datadirektivet även gäller personuppgifter relaterade till klubbens verksamhet som skrivs på papper i anteckningsblock, listor m.m. Sådana uppgifter måste skyddas från spridning och obehörig åtkomst. De måste förstöras på ett säkert sätt när de inte längre är aktuella. Privata noteringar om t.ex. klubbmedlemmar får inte ligga framme för allmän beskådning.
Kontakta styrelsen om du har frågor eller synpunkter.